¿Qué es la digitalización de la empresa? (I)

En anteriores artículos he podido explicar de forma general la financiación y subvenciones Europeas enmarcadas en el plan denominado EU Next Generation cuyo objetivo es la reactivación de las empresas especialmente las que se enfoquen en desarrollar la sostenibilidad y la digitalización. Desde mi ocupación principal como socio director de una consultora estoy realizando una labor de comunicación sobre estos mecanismos y sobre la necesidad de que los líderes de las pymes, desde ya, estén muy atentos a todos estos mecanismos, programas y acciones que se van a ir desarrollando en los próximos meses. Desde la empresa a la que represento estamos muy concienciados de que para aprovechar estas oportunidades debemos actuar de forma coordinada, ayudándonos y cooperando. Como ya he explicado en anteriores ocasiones una de las partes más positivas de esta crisis es que las empresas hemos iniciado una nueva forma de colaborar, dejando de lado la competencia, para a través de asociaciones y en proyectos conjuntos conseguir acceder a nuevos mercados y oportunidades, compartiendo recursos y en definitiva ganando en tamaño y eficiencia.

Como escribía uno de mis objetivos profesionales actuales es ir concienciando a los empresarios de la magnitud de la transformación empresarial que nos espera y la urgente necesidad de subirnos al tren de la digitalización. Fue en una de estas reuniones donde tras explicarle todos estos argumentos el cliente, me interrumpió para realizarme una de esas preguntas sencillas en su comprensión pero complicadas en ser correspondidas con una respuesta sencilla, ordenada y clara. La pregunta fue la siguiente; Si Carlos…pero perdona, ¿Qué es la digitalización? El significado de la digitalización empresarial no la encontraremos en wikipedia y menos en la RAE pero ya puestos me atrevo a lanzar mi propia definición que sería la siguiente:

“La digitalización de la empresa es la adaptación o transformación del modelo de negocio en base a las actuales herramientas y procesos tecnológicos y el necesario cambio cultural y organizativo para conseguir entender y relacionarse con el único eje central del negocio que es el cliente y en definitiva conseguir que la empresa disponga de una mayor capacidad de resiliencia al actual entorno de alta incertidumbre”

Siendo consciente de que es una definición limitada, voy a seguir desarrollando el concepto siguiendo mi objetivo de explicarlo de la forma más sencilla. La digitalización empresarial consiste en revisar la forma en cómo la empresa se organiza en su objetivo de proporcionar valor al cliente adoptando las herramientas digitales necesarias con las que conseguir mayor eficiencia incorporando nuevos procesos internos que permitan entender mejor al cliente y participando con él en el desarrollo de las soluciones a sus necesidades y problemas. Este cambio no podrá ser nunca posible sin conseguir cambiar la mentalidad colectiva de los empleados. Si nuestros colaboradores no consiguen entender este nuevo mundo y acoger los cambios desde el convencimiento, la digitalización del modelo de negocio fracasará.

De una forma más concreta puedo explicar que las principales herramientas digitales son el ERP y el CRM que simplificando muchísimo son dos sistemas de gestión de información. El ERP nos permite disponer de una forma integral la información económica, financiera y si es completo de procesos que permite a la dirección o propiedad disponer de la información necesaria para gestionar la viabilidad empresarial mientras que el CRM es el sistema de gestión de la relación con el cliente y desde donde se puede analizar y utilizar la información que vamos incorporando de nuestros clientes. Como eje de comunicación la empresa debe disponer de una web que en muchos casos también debe ser un canal de venta y que debe ser creada y desarrollada desde una estrategia de marketing digital que utilice los diferentes canales de comunicación con los clientes como son las redes sociales y otras fuentes de información como el ya citado CRM. Estos pilares básicos de la digitalización deben ser capaces de crear un sistema vivo que se conecte (idealmente se integre) con la tecnología que actualmente se desarrolla que es el Big data (capacidad para gestionar y analizar un volumen de datos e información sobre el cliente y los mercados), la IA o Inteligencia artificial (el software cada vez más avanzado que cada día se acerca más hacia procesos exclusivamente humanos) y el 5G (la nueva infraestructura de datos móviles que va acelerar las comunicaciones y conectividad) Lo que acabo de escribir es el porqué de la digitalización. La empresa conseguirá pasar a formar parte integral del actual ecosistema, globalizado y cambiante pero siempre digital, conectándose con su cliente y con capacidad de adaptarse a los cambios que propone. La otra gran cuestión que la empresa debe formularse es el para qué. De una forma previa a su objetivo de iniciar el proceso de la digitalización las empresas deben hacer una seria reflexión de su propio “para que” ya que no se trata de una moda o de una obligación sino de una necesidad. Se trata, por tanto, de analizar necesariamente con ayuda externa, que debemos digitalizar, cuándo, cómo y qué objetivos queremos conseguir. En la respuesta siempre debe estar el cliente. En definitiva, la pyme española, por razones de su “Gap” digital y por la necesidad de actualizarse urgentemente al nuevo escenario post covid debe iniciar la reflexión necesaria para evaluar su posición digital desde la cual trazar un plan que le permita aumentar su eficiencia y competitividad. El momento es hoy y es probable que obtengamos ayudas desde Europa.