La tecnología avanza a pasos de gigante. Términos como Big Data, inteligencia artificial, IoT y muchos otros están en boca de todos los medios de comunicación y cada vez hay más startups que los usan. Todo se transforma en poco tiempo y hay que adaptarse a los cambios para sobrevivir a nivel empresarial.
Todos estos adelantos afectan directamente al mundo laboral, obligando a empresas y empleados a adaptarse a las nuevas tecnologías.
Adaptarse puede suponer muchos cambios, pero el más notable es la digitalización. Digitalizar una empresa implica tener el control total del negocio de forma digital. Tanto es así que se puede gestionar un negocio desde cualquier lugar. Algunas herramientas como Quipu facilitan este proceso de cambio, ayudándote a mejorar la gestión de tu negocio desde un mismo lugar.
Es evidente, por lo tanto, que la digitalización de las empresas es imprescindible. Pero, ¿cómo es el proceso de adaptación? ¿Qué ventajas tiene la digitalización de una empresa?
Cómo digitalizar una empresa
Para un empresario que quiere dar los primeros pasos en la digitalización de su empresa puede ser abrumador. Quizás son muchos los cambios que hay que aplicar, inversiones que hacer y tareas que llevar a cabo. Siempre es mejor empezar por lo más importante e ir aplicando los cambios gradualmente.
Es recomendable comenzar con la digitalización de gestiones administrativas como los pagos de impuestos, declaraciones, nóminas y contratos, que se pueden realizar de forma telemática. Para ello, por suerte, existen softwares muy completos que nos facilitarán todas estas tareas.
Otro paso muy importante es hacer uso del cloud computing o, lo que es lo mismo, hacer uso de “la nube” para almacenar documentos y bases de datos en Internet. Esto facilita el trabajo porque permite la deslocalización de los empleados y aumenta la seguridad de los datos.
Beneficios de la digitalización
Adaptar la empresa al “mundo digital” aporta muchas ventajas, de las cuales, las más importantes son un mejor control de la misma, el ahorro económico y de tiempo.
Control
Con las herramientas digitales que existen en el mercado se pueden controlar todos los aspectos de una empresa (facturación, proveedores, gastos…) a través de cualquier dispositivo y en el lugar que sea. Facilitando al empresario el acceder a sus datos y documentos, sin necesidad de estar presente en la oficina constantemente.
Ahorro económico
Tener una empresa digitalizada ayuda a evitar gastos como, por ejemplo, tener oficinas más grandes. Ya no es necesario disponer de habitaciones dedicadas exclusivamente a archivar documentos. No se tiene que imprimir tanto documento en papel, lo que implica ahorro en equipos de impresión, papel, tinta y mantenimiento.
Algunas empresas hasta prescinden de oficinas físicas, lo que reduce mucho el gasto.
Ahorro de tiempo
Al digitalizar una empresa se prescinde de muchos procesos tediosos y eso evita malgastar el tiempo, un bien muy preciado para cualquier empresa. Se agilizan los trámites y se realizan las tareas administrativas en mucho menos tiempo.
Para llevar a cabo todo este trabajo de digitalización, podemos recurrir al uso de herramientas especializas en la gestión de los procesos adminitrativos de las empresas. Con este tipo de softwares se pueden guardar facturas o tickets, gestionar gastos, analizar datos o tener controlados los movimientos bancarios, entre otras muchas utilidades. De esta forma, podemos tener una visión global del estado de nuestro negocio.
Es evidente, por lo tanto, que la digitalización empresarial es una obligación pero, a la vez, aporta muchos beneficios.
